Sebekoučování: plánování a práce s prioritami

V minulém týdnu jste se zúčastnili webináře na téma Sebekoučováni: plánování a práce s prioritami s lektorkou, koučkou a psycholožkou PhDr. Janou Zouharovou, Ph.D. a tady vám přinášíme jeho krátké shrnutí. Tak schválně, co jste si zapamatovali či ještě lépe, co jste stihli aplikovat do praxe? 

(Sebe)koučování - o co jde? 
Koučování je metoda rozvoje a vedení lidí, provázení klienta na cestě za jeho cíly nebo metoda řešení problému. Během procesu koučování si klient přichází k řešení problému, což vede k jeho efektivnějšímu řešení, plánování a obecně k lepšímu self-managementu. Při sebekoučování aplikujeme nástroje a metody koučinku sami na sobě, přičemž mnoho z metod umíme uplatnit i v našem time-managementu.

Časová osa a její využití

Čeká tě práce na konkrétním projektu? Na závěrečné práci nebo volnočasovém projektu? Jak dotáhnout projekt do zdárného konce a snížit přitom hladinu stresu ze závěrečných termínů, které jsou před tebou? Společně si nyní shrneme, s čímž nám časová osa pomůže a ukážeme si, jak s ní pracovat. 

Časová osa nám pomůže:

• při práci na konkrétním projektu;
• naplánovat si různé zakázky týkající se organizace našeho času;
• při nedostatku motivace;
• stanovit si, co je priorita;
• určit si tempo, jakým musíme pracovat;
• určit si priority na našem To do listu;
• a rozhodnout se, čím začneme. 

Přínosy časové osy: 

• lépe si zorganizujeme svůj čas a budeme pracovat efektivněji;
• získáme permanentní zpětnou vazbu, která nám umožní dělat vědomé rozhodnutí (čili se budeme umět rozhodnout, zda si můžeme dovolit den volna nebo budeme odpočívat až poté, co projekt dokončíme a budeme vědět, že pokud dnes uděláme jen polovinu naplánovaných úloh, zítra musíme udělat dvakrát více než jsme původně chtěli); :-)
• pracujeme se závazkem, který si sami vytvoříme;
• časová osa funguje směrem od cíle (budoucnosti) k dnešnímu dni, takže jen těžko budeme úkoly odkládat na včerejší den. :-) 

Tvorba časové osy 
Budeme potřebovat dvě věci, které jsou součástí základní výbavy každého studenta - pero a papír. A ještě samozřejmě projekt, na kterém chceme pracovat.

Papír si otočíme na šířku a nakreslíme vodorovnou čáru. Pravý konec čárky označíme jako "cíl" a zapíšeme si k němu konečné datum, dokdy musí být projekt hotov. Datum máme buď určené (zejména u závěrečné prace a referátu) nebo si jej musíme určit sami.

Nyní si co nejkonkrétněji představme cíl. Představme si, že nastal den D a náš projekt je hotový. Jak to vypadá? Pokud je náš projekt závěrečná práce, zkusme si sepsat, jaké je minimum stran, které musíme mít. Jaké části musí naše práce obsahovat. Kolik zdrojů potřebujeme. Čím konkrétněji si cíl představíme, tím lépe se nám bude plánovat a zvýší se pravděpodobnost jeho realizace. Při popisu můžeme využít metodu SMART, která slouží k definování cílů. 

Ve zkratce to znamená, že musíme mít cíl formulován co možná nejkonkrétněji (specificky), na jeho formulaci doporučujeme použít přítomný čas. Musíme si určit, jak změříme jeho plnění (kolik stran, kolik zdrojů, v které dny, v jakých časech ...). Cíl musí být dosažitelný, musí být stanoven realisticky a je třeba se zamyslet i nad případnými překážkami při jeho dosahování. Dále pro nás musí být relevantní a termínovaný, tedy časově ohraničený a sledovatelný v čase.

Když máme vydefinovaný finální stav, začínáme na osu umisťovat dílčí kroky. Jako první si naplánujeme rezervu - čím delší projekt, tím delší rezervu bychom si měli určit. Pokud bychom měli závěrečnou práci odevzdat 25. května, můžeme si určit rezervu 5 dní. Finálním datem by pro nás byl tedy 20. květen - toto bude naše osobní datum, se kterým budeme pracovat.

Konečným krokem závěrečné práce je její odevzdání, takže bychom se měli zamyslet, co potřebujeme mít splněné předtím, než práci odevzdáme. Jak vypadá formální stránka práce? Musí být vytištěna a svázána? Potřebujeme, aby ji někdo po nás přečetl a udělal nám odbornou či stylistickou korekturu? Tohle všechno, co potřebujeme, musí být splněno do 20. května.

K datu 20.05. si tedy napíšeme, co všechno musí být toho dne splněno. Vznikne nám náš To do list.

Co však potřebujeme udělat předtím? Opět se musíme zamyslet. Pokud víme, že potřebujeme korekturu / kontrolu práce od školitele, musíme si určit datum, kdy musíme mít finální verzi pro tyto úkony.

Než se ale dostane k finální verzi naší práce, tak musíme překonat různé dílčí milníky. Dokdy například potřebujeme mít zpracovanou praktickou část? Určíme si další datum a kolik práce (stran/znaků/kapitol) do té doby uděláme? 

Následně se potřebujeme zamyslet nad tím, jak rychle musíme pracovat. Kolik normostran potřebujeme napsat za jeden den, abychom to do určeného data stihli? Je to 1 normostrana denně, pokud začnu psát už dnes / zítra? Ano! V tom případě můžeme být v pohodě a zvládneme to celkem jednoduše, bez vysoké hladiny stresu. Pokud nám to ale vycházet nebude a přijdeme na to, že s rychlostí 1 normostrana / den bychom museli začít s psaním už před měsícem, tak musíme udělat nějaké změny. Například zvýšit rychlost psaní či si upravit data na časové ose a v To do listě. Můžeme pracovat ale jen s těmi specifikacemi, které můžeme ovlivnit (počet NS / den, nezávazná data dílčích úkolů, riskatní zkrácení naší rezervy). Možná se budeme muset vzdát snahy dosáhnout ceny děkana za nějlepší práci, zaměřit se na nejnutnější a pokusit se celý projekt zreálnět. Můžeme zvážit i dalšími možnosti - rozvolnění studia, jeho prodloužení, odevzdání práce až v dalším semestru apod. V případě, že by našim projektem nebyla závěrečná práce s pevně stanoveným datem odevzdání, můžeme změnit finální datum dokončení projektu.

Pokud naopak stihneme něco rychleji, než jsme si stanovili, můžeme se rozhodnout, zda se pustíme do dalších úkolů a zpracovat tak projekt rychleji, nebo si dovolíme nějaký čas odpočívat. Toto je důležitý bod pro práci se stresem – umět si říci, zda stíháme, nebo potřebujeme zabrat, abychom si následně s klidnou duší odpočinuli.

Časová osa a to, co si do ní vepíšeme, není samozřejmě neměnné. V průběhu projektu se mohou vyskytnout a ukázat nové skutečnosti, se kterými jsme nepočítali - tehdy musíme flexibilně reagovat a provést v naší časové ose potřebné změny. Stále tak pracujeme se zpětnou vazbou.

Shrňme si hlavní principy práce s časovou osou: 

• časovou osu plánujeme vždy odzadu - od cíle k začátku;
• při stanovení cíle pracujme s vizualizací, představme si konkrétně, jak cíl vypadá a případně využijme metodu SMART;
• naplánujme si vždy jako první rezervu;
• pokud něco nevíme, tak si to zapíšeme a zjistíme to;
• postupně na časovou osu plánujeme další termíny a úkoly, které potřebujeme pro splnění cíle provést;
• rezerva je vždy přímo úměrná délce projektu: čím delší projekt, tím delší rezerva.​

Priority

Při práci s časovou osou je vhodné pracovat také s prioritami - k tomu můžeme využít Eisenhower princip. O co jde a jak s tímto principem pracovat se dozvíte například zde: https://www.welcometothejungle.com/cs/articles/eisenhoweruv-princip.